Faktura og kreditnota

Under Faktura lager og følger du opp utgående salgsfakturaer. Oversikten viser nøkkeltallene Fakturert, Forfalt og Utestående, og du filtrerer på type og status.

Før du sender den første fakturaen

Bokføringsforskriften krever én ubrutt, fortløpende fakturaserie. Kommer du fra et annet system, må Sporo fortsette der den forrige serien sluttet. Ellers får du hull eller doble nummer i regnskapet.

Derfor kan du lage fakturautkast fra dag én, men ikke sende før du har bekreftet hvilket nummer serien skal starte på. På Faktura-siden ligger et kort som spør om det:

1. Importer først fakturaene du allerede har sendt fra det gamle systemet (da vet vi hvilket nummer som er høyest).
2. Sporo foreslår høyeste importerte nummer + 1, og viser hva neste faktura blir: «Neste faktura blir F-1043».
3. Bekreft. Etter dette skal alle fakturaer sendes fra Sporo, ikke fra det gamle systemet.

Starter du helt ferskt, bekrefter du bare nummer 1 og er ferdig.

Startnummeret kan ikke endres etterpå. Et tildelt fakturanummer kan ikke tas tilbake, så aktiveringen er en bevisst engangshandling. Har du importerte fakturaer med nummer som ikke er rene tall (for eksempel «2026-0043»), sier vi fra. Dem kan vi ikke sammenligne automatisk, så da kontrollerer du selv hva serien skal starte på.

Lage en faktura

Klikk Ny faktura og velg type:

• Faktura: vanlig faktura med forfallsdato.
• Kontantfaktura: for salg som er betalt med en gang.
• Kreditnota: reverserer en tidligere faktura, helt eller delvis.

Søk opp kunden. Sporo finner både eksisterende kontakter og bedrifter direkte fra Brønnøysundregistrene, så navn, org.nr og adresse fylles ut automatisk. Nye kunder opprettes i samme flyt.

Legg til fakturalinjer med beskrivelse, antall og pris eks. mva. Skriv i beskrivelsesfeltet for å søke i produktene dine (Innstillinger → Produkter). Et valgt produkt fyller inn pris, MVA og konto. Finnes ikke produktet, velger du Opprett produkt nederst i lista, så lagres det med prisen og MVA-en fra linja. Justerer du prisen etterpå, er linja fortsatt koblet til produktet. Skriver du om beskrivelsen, blir linja fritekst.

Under hver linje kan du legge til en kommentar, for eksempel hvilken periode arbeidet gjelder. Kommentaren står under linja på fakturaen, i PDF-en og i EHF-filen.

MVA-velgeren forklarer satsene: 25 % (høy), 15 % (mat/drikke), 12 % (lav), fritatt, unntatt og eksport. Sammendraget viser sum eks. mva, MVA og totalt.

På nye fakturaer og kladder uten lagret betalingskonto velges selskapets standardkonto automatisk. Velger du en annen konto, gjelder den bare denne fakturaen. «Bruk som standardkonto» lagrer valget for fremtidige fakturaer og foreslår kontoen ved MVA-betaling. Fakturaer som allerede er lagret, beholder betalingskontoen som står på fakturaen.

Ved EHF fyller du også inn kundens referanse eller ordrenummer (PO). Be kunden om riktig referanse.

Trykk Opprett og send, eller Lagre som kladd hvis fakturaen ikke er klar. Kontroller kunde, datoer, betalingskonto og beløp før sending. Sporo tildeler fakturanummer og KID når fakturaen utstedes.

Åpne en kladd fra fakturalisten og velg Rediger kladd for å endre kunde, datoer, linjer, kommentarer og filer. Betalingskonto, kundereferanse og PO kan også rettes rett på kladden. De valgte verdiene brukes i både fakturavisningen og EHF-filen. Etter utstedelse er alt dette låst. En kreditnota beholder originalfakturaens referanser.

Kopiere en faktura

Faste månedsfakturaer lager du raskest ved å kopiere forrige. Velg Kopier på en rad i fakturalista eller Lag en kopi på fakturasiden. Skjemaet fylles med samme kunde, linjer, kommentarer, referanser og betalingskonto. Fakturadatoen blir i dag, og forfallet får like mange dager som originalen hadde. Filer blir ikke kopiert, og en kreditnota kan ikke kopieres.

Velger du en kunde på Ny faktura, viser Sporo den siste fakturaen til kunden, med knappen Kopier linjene.

Vedlegg og dokumentasjon

En faktura har to typer filer:

• Vedlegg til kunden sendes med fakturaen, som vedlegg i e-posten eller bakt inn i EHF-filen. Bruk PDF, PNG eller JPG. Vedleggene kan til sammen være maks 5 MB, fordi EHF-formidleren ikke tar større meldinger. Når fakturaen er sendt, kan vedleggene ikke endres.
• Dokumentasjon (intern) er for deg og regnskapet, for eksempel en kontrakt eller en timeliste. Den sendes aldri til kunden. Du kan legge til dokumentasjon også etter at fakturaen er sendt, men ikke fjerne den, fordi bokføringsloven krever at dokumentasjonen oppbevares.

Last opp filer, eller velg Hent fra innboks for å bruke et dokument som allerede ligger i Sporo. Et dokument du henter, forsvinner fra innboksen.

Pakkseddel

En pakkseddel følger med en vareforsendelse, så mottakeren kan kontrollere at alt kom fram. Den viser linjene, antallet, leveringsadressen og fakturanummeret, men ingen beløp, KID eller kontonummer. Velg Lag pakkseddel på en sendt faktura og skriv den ut.

Elektronisk sending (EHF/PEPPOL)

EHF-sending krever at selskapet er aktivert som avsender. Kontakt Sporo for å avklare aktivering; funksjonen er foreløpig ikke åpnet for alle selskaper. Kunden må kunne motta EHF og ha gyldig organisasjonsnummer, adresse og referanse eller PO.

Se leveringsstatusen etter sending. At fakturaen er utstedt eller tatt imot av formidleren, bekrefter ikke at den er levert til kundens regnskapssystem. Ved ukjent leveringsutfall må status avklares før du forsøker på nytt. E-post og EHF har separate leveringsstatuser.

Registrere betaling

Når pengene kommer inn, klikk Registrer betaling i fakturalisten eller på fakturasiden, og velg dato, beløp og hvilken konto pengene kom inn på. Delbetalinger støttes, og fakturaen merkes Betalt først når hele beløpet er dekket. Importerer du kontoutskrifter under Transaksjoner, foreslår Sporo automatisk å koble innbetalinger mot åpne fakturaer.

Fakturasiden

Når fakturaen er sendt, viser fakturasiden status, utsendelser, saldo og notater.

• Status sier om fakturaen er betalt, delbetalt eller forfalt, og hvor mange dager det er til eller siden forfall. Forfallet regnes fra forfallsdatoen hver gang du åpner siden.
• Utsendelser viser hver e-post som er sendt eller forsøkt sendt, med mottaker og tidspunkt, og EHF-leveringen. «Sendt» betyr at e-posttjenesten tok imot e-posten. Sporo får ikke vite om den kom fram i kundens innboks.
• Fakturasaldo viser fakturert beløp, innbetalinger og kreditnotaer, og hva som står igjen. Kundesaldo er summen for alle fakturaene til kunden.
• Notater er interne og sendes aldri til kunden. Du kan slette dine egne notater, men ikke redigere dem.

Fra siden kan du registrere innbetaling, opprette kreditnota og sende fakturaen på e-post igjen. Gikk ikke den første e-posten ut, sendes fakturaen på nytt som original. Ellers går den ut som kopi, med en linje om at fakturaen bare skal betales én gang. En ny e-post får aldri EHF-filen som vedlegg, og en EHF-faktura sendes ikke på nytt fra Sporo.

Kreditnotaen krediterer hele fakturaen og bokføres med én gang. Den sendes med samme leveringsmåte som fakturaen. Var fakturaen betalt, har kunden beløpet til gode etterpå, og det må betales tilbake eller motregnes.

Statusene

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på faktura, kontantfaktura og kreditnota? Faktura har forfallsdato og venter på betaling. Kontantfaktura brukes når oppgjøret skjedde umiddelbart. Kreditnota nuller ut en tidligere faktura, og den bruker du i stedet for å slette, siden en utstedt faktura aldri kan fjernes.

Hvorfor er «Opprett og send» deaktivert? Alle linjer må ha beskrivelse og pris større enn null.

Kan jeg bytte et vedlegg etter at fakturaen er sendt? Nei. Kunden har allerede fått fakturaen med de vedleggene den hadde, så du lager en kreditnota og en ny faktura med riktig vedlegg. Dokumentasjon kan du fortsatt legge til på den sendte fakturaen.

Hva betyr det at PEPPOL-sending feilet? Kontroller feilmeldingen og statusen for hver kanal. En EHF-feil sier ikke om e-posten kom frem. Hvis kunden krever EHF, må den elektroniske leveringen bekreftes. Ved ukjent utfall kontakter du Sporo før ny sending.

Viderefakturering

Kjøp som skal belastes en kunde merker du «Skal viderefaktureres», i «Nytt kjøp» eller på bilaget i etterkant. De merkede kjøpene ligger som en egen liste øverst på Fakturaer-siden: velg poster og kunde, så lages et fakturautkast med netto kjøpsbeløp (ekskl. inngående MVA) og utgående MVA per linje. Utkastet justeres fritt (påslag, tekst, konto) før sending, og hver linje refererer kjøpsbilaget. Når utkastet er laget, viser kjøpsbilaget «Viderefakturert — se faktura».