Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Bluebox AS (org.nr 911 765 586) er behandlingsansvarlig for personopplysninger knyttet til konto, betaling og sikkerhet. For personopplysninger i kundens regnskap er kunden behandlingsansvarlig og Bluebox AS databehandler. Kontakt: hei@sporo.no.

Hvilke opplysninger vi samler inn

• Kontoinformasjon: E-postadresse, navn, organisasjonsnummer.
• Regnskapsdata: Transaksjoner, bilag, fakturaer, kontoplaner og MVA-meldinger du registrerer.
• ID-porten og skatterapportering: Verifisert personidentitet og påloggingsopplysninger. Når du bruker personlig ENK-innsending, behandler vi også hele skattemeldingen du henter fra Skatteetaten, inkludert næring, lønn, bank, bolig, fradrag, formue, veiledninger og kvitteringer.
• Teknisk informasjon: IP-adresse og brukeragent ved innlogging (lagres i sesjonstabellen for sikkerhet).

Formål og rettslig grunnlag

• Levere tjenesten: Behandling av regnskapsdata for å utføre avtalen med deg (GDPR art. 6(1)(b)).
• Regnskapsmateriale: Kunden fastsetter behandlingsgrunnlag og lovpålagt oppbevaring for sitt regnskap. Vi behandler dette materialet etter kundens instruks. Vårt eget salgsregnskap oppbevares etter lovpålagte krav.
• Sikkerhet: Logging av innlogginger og handlinger for å oppdage uautorisert tilgang (GDPR art. 6(1)(f)).

AI-behandling

Sporo bruker Anthropic Claude til bilagstolkning og forslag til kategorisering. Ved bilagstolkning sendes hele PDF-en eller bildet til Anthropic. Transaksjonsbeskrivelser, leverandørnavn og annen regnskapsinformasjon kan også inngå i forespørsler. Dokumentene kan inneholde navn, kontaktinformasjon og andre personopplysninger. Kontroller innholdet før du bruker AI-funksjonene. Fjern helseopplysninger og andre særlige kategorier personopplysninger før AI-behandling; slike opplysninger inngår ikke i leverandørens standardavtale for denne behandlingen. Du kontrollerer og godkjenner bokføringen.

Behandlingen kan skje i USA. Vi lover ikke null lagring av API-data. Anthropic beskriver normalt sletting innen 30 dager for API-data, med unntak blant annet for lovkrav, sikkerhet og enkelte funksjoner. Se Anthropics lagringsvilkår.

E-post og vedlegg

E-post med bilag mottas gjennom Cloudflare, som behandler avsender, mottaker, meldingsinnhold og vedlegg før bilagene overføres til Sporo. Utgående e-post, blant annet innloggingslenker og fakturaer med PDF-vedlegg, sendes gjennom Resend. Resend lagrer meldingsinnhold og leveringslogger i USA, også når e-posten sendes fra en europeisk region. Se Resends opplysninger om lagring og overføring.

Sporo forsøker å slette midlertidige kopier av mottatte vedlegg etter behandlingen. Hvis behandlingen avbrytes, forsøker en daglig opprydding å fjerne rester som er eldre enn 24 timer. Dette gjelder de midlertidige kopiene, ikke originalbilagene.

Fakturaer som sendes med e-post, skal ikke inneholde helseopplysninger eller andre særlige kategorier personopplysninger. Bruk nøytrale vare- og tjenestebeskrivelser når dette er nødvendig.

Personlig skatterapportering

Når du velger å hente og gjennomgå en personlig skattemelding, brukes ID-porten til å bekrefte identiteten din og Altinn til å kontrollere at du er registrert innehaver av foretaket. Dokumentene hentes og valideres hos Skatteetaten. Sporo leverer skattemeldingen til fastsetting først etter din uttrykkelige bekreftelse i innsendingsflyten. Gjennomgangsgrunnlag og kvitteringer lagres kryptert og er knyttet til brukeren og foretaket som startet gjennomgangen.

Datalagring og sikkerhet

• Regnskapsdatabasen ligger hos Neon i Frankfurt. Originale bilag lagres separat hos Cloudflare. Leverandørtjenester, support og AI-behandling kan innebære behandling utenfor EØS; databasen i EU betyr ikke at all behandling skjer i EU.
• Kryptering i transit (TLS) og i ro.
• Innloggingstokens for Sporo lagres som SHA-256-hasher. ID-porten-tokens som trengs for skatterapportering, lagres kryptert på serveren med begrenset gyldighet og binding til appøkt, bruker, foretak og miljø.
• En uferdig manuell bilagskladd lagres i fanens lokale lagring, adskilt per bruker og selskap. Kladden inneholder beskrivelse, konto, beløp og en referanse til vedlegget, men ingen bildefil. Dette gjør at arbeidet kan fortsette etter navigasjon eller feil. Kladden kan gjenopprettes når nettleseren gjenoppretter fanen, og den bokføres ikke automatisk.
• Append-only revisjonslogg for alle endringer.

Analyseverktøy

Med ditt samtykke bruker vi selvhostet Umami til trafikkmåling på offentlige informasjonssider. Målingen er av som standard. Innlogging og interne regnskapssider måles ikke. Vi sender sidesti eller sidegruppe, språk, skjermstørrelse og faste hendelsesnavn. URL-parametere, henvisningsadresser, personlige identifikatorer og kalkulatorverdier fjernes. IP-adresse og nettleserinformasjon behandles under mottaket og kan brukes til en kortvarig, pseudonym besøksidentifikator og grov geografi. Vi omtaler derfor ikke målingen som fri for personopplysninger.

Umami driftes av Bluebox hos Hetzner i Tyskland, med Cloudflare og Vercel i transportkjeden. Analysehendelser ryddes daglig etter 90 dager. Tilknyttede besøksopplysninger slettes når de ikke lenger trengs av beholdte hendelser. Krypterte sikkerhetskopier følger separat rotasjon og brukes bare til gjenoppretting. Samtykkevalget huskes lokalt i nettleseren i 90 dager og kan trekkes tilbake her.

Etter registrering kan du frivillig svare på hvor du fant Sporo. Vi lagrer valgt kategori sammen med selskapet for å forstå hvordan nye kunder finner oss. Spørsmålet kan hoppes over, og svaret sendes ikke til Umami eller annonseplattformer.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting og dataportabilitet. Kontakt oss på hei@sporo.no. Kundens oppbevaringsplikt kan begrense sletting av regnskapsmateriale. Oppbevaringstid avhenger av materialtypen.

Underleverandører

Se også databehandleravtalen. Overføringer utenfor EØS krever gyldig overføringsgrunnlag og vurdering av beskyttelsen.

Kontakt

Spørsmål om personvern? Kontakt oss på hei@sporo.no.