Innboksen er stedet der alt lander: e-postbilag, kvitteringer, fakturaer og kontoutskrifter. Du trenger ikke vite hvilken side som «eier» filtypen — slipp filen inn, så ruter Sporo den til riktig flyt.

Slik fungerer det

Klikk Last opp dokument eller dra filen inn hvor som helst på siden.
Kvitteringer og fakturaer (JPEG, PNG, WebP eller PDF) leses automatisk: Sporo trekker ut leverandør, dato, totalbeløp, MVA og varelinjer, og viser hvor sikker tolkningen er. Dokumentet får status Venter, deretter Leser…, og til slutt Lest — klart til bokføring via Bokfør →.
Kontoutskrifter (CSV eller TXT fra nettbanken) hører hjemme i banktransaksjons-flyten. Slipper du en slik fil her, viser Sporo kortet «Dette ser ut som en kontoutskrift» — bekreft med Importer kontoutskrift, så importeres linjene, bankkontoen gjenkjennes (eller opprettes) automatisk fra filen, og du lander på Transaksjoner der klassifiseringen starter av seg selv. Merk: kun utskrifter fra firmaets egne bankkontoer skal importeres.
PDF-kontoutskrifter gjenkjennes også: lesingen ser at dokumentet er en kontoutskrift (ikke en kvittering), merker raden Kontoutskrift og viser Avstem i stedet for bokføring. Laster du opp én enkelt PDF-kontoutskrift, sendes du rett til forhåndsvisningen på Transaksjoner — der kontrolleres linjene mot utskriftens egne saldoer før noe importeres. Er perioden allerede importert (f.eks. fra CSV), importeres ingenting dobbelt; utskriften kobles i stedet til de eksisterende linjene som dokumentasjon, og dokumentet flyttes til Behandlede.
Filtyper som ikke støttes, avvises med en tydelig feilmelding — ingenting forsvinner stille.

Feiler lesingen (uleselig bilde, uvanlig format), får dokumentet status Feilet — last opp et skarpere bilde eller registrer bilaget manuelt.

Ble et dokument lest feil, eller er uttrekket gammelt? Trykk Les på nytt på raden, så leses dokumentet på nytt fra den lagrede filen — du slipper å laste opp igjen.

Innboksen viser kun det ubehandlede — antallet vises som teller på Innboks i venstremenyen, og dokumenter som blir liggende i mer enn 7 dager merkes med alder (eiere får også en ukentlig påminnelse på e-post).

Bokfør klare bokfører alle avklarte dokumenter i én operasjon: leverandører du har bokført før (kontering, MVA og betalingsmåte huskes fra forrige gang), uten duplikatvarsel og med komplett uttrekk. Alt usikkert blir liggende til manuell gjennomgang — du ser hva som ble hoppet over og hvorfor. Bokfører du manuelt, husker Sporo valgene dine (konto, MVA, betalingsmåte og kort) til neste faktura fra samme leverandør, og etter hver bokføring åpnes neste ubehandlede dokument automatisk.

Har du importert kontoutskriften for perioden, kobles kvitteringen automatisk mot en matchende banklinje (samme beløp, ±5 dager): kjøpet bokføres mot bankkontoen og banklinjen avstemmes i samme operasjon — samme betaling kan aldri føres to ganger. På mobil kan du bruke Ta bilde for å fotografere en papirkvittering rett inn i innboksen. Når et dokument er bokført (eller EHF-en er blitt leverandørfaktura), flyttes det automatisk til Behandlede-fanen; koblingen til bilaget består. Klikk på filnavnet for å se dokumentet i forhåndsvisning på samme side — derfra kan du gå rett til Bokfør uten å bytte vindu. Rader som ligner et allerede bokført kjøp (samme leverandør og beløp innen ±7 dager) merkes Mulig duplikat. Er dokumentet eksakt likt et annet (samme leverandør, beløp, valuta og dato), arkiveres det automatisk i Duplikater-fanen — du får beskjed, og kan hente det tilbake derfra med ↩ hvis det likevel var et eget kjøp.

Rydde i innboksen

Ignorer (⊘) flytter dokumentet til Ignorerte-visningen (egen fane over lista) — for ting som ikke skal bokføres, men som du vil beholde. Hent tilbake når som helst med ↩.
Slett (✕) fjerner dokumentet permanent (med bekreftelse). Dokumenter som er koblet til bokføring kan ikke slettes — dokumentasjonsplikten gjelder; bruk Ignorer i stedet.
Tøm innboksen sletter alle ukoblede dokumenter i innboksen etter dobbel bekreftelse. Bokførte dokumenter, EHF-fakturaer og Ignorerte beholdes alltid.

Elektroniske fakturaer (EHF)

Mottar du EHF-fakturaer via PEPPOL, dukker de opp i innboksen merket EHF. De behandles automatisk som leverandørfakturaer — raden lenker til Leverandørfaktura → der du godkjenner og bokfører dem. Original-XML-en er lagret som dokumentasjon.

Bilag via e-post

I tillegg til å laste opp selv, kan du få kvitteringer og fakturaer rett inn i innboksen på e-post:

Gå til Innstillinger og slå på Bilag på e-post. Selskapet får en egen adresse på formen bilag+xxxxxx@sporo.no.
Gi adressen til leverandører som skal fakturere deg dit, eller sett den opp som videresendingsadresse i din vanlige e-postklient — for eksempel for kvitteringer fra nettbutikker.
Vedlegg (JPEG, PNG, WebP eller PDF, maks 10 MB, inntil 10 per e-post) leses automatisk og havner i innboksen, merket med badgen Fra e-post. Har ikke lesingen funnet leverandørnavnet ennå, viser leverandør-kolonnen avsenderadressen eller emnet i mellomtiden.

E-post bokføres aldri automatisk. Alt som kommer inn får samme status-syklus (Venter → Leser… → Lest) som en manuell opplasting, og må bokføres bevisst via Bokfør →-knappen. Sender leverandøren samme vedlegg flere ganger, oppdager Sporo duplikatet og hopper over det stille.

Bokføring rett fra innboksen

Klikk Bokfør → på et lest dokument, så utvider siden seg til et ferdig utfylt kjøpsskjema med dokumentet ved siden av — kontroller feltene og bokfør, uten sidebytte. Bilaget henges automatisk på, og raden viser Bokført med bilagsnummer og en Vis bilag →-lenke.

Dokumentene lagres trygt og er knyttet til regnskapet, så oppbevaringsplikten for bilag er dekket.

Vanlige spørsmål

Blir kvitteringen bokført når jeg laster den opp her? Nei — den leses og gjøres klar. Du bokfører bevisst via Bokfør →, som åpner et ferdig utfylt skjema på samme side.

Hva skjer når jeg slipper en kontoutskrift her? Sporo gjenkjenner CSV/TXT som kontoutskrift og spør før noe skjer. Bekreft med Importer kontoutskrift, så havner linjene under Transaksjoner og klassifiseringen starter automatisk. PDF-kontoutskrifter gjenkjennes av lesingen og får en Avstem-knapp som åpner samme forhåndsvisning — også når de kommer inn på e-post.

Hva betyr statusene? Venter = i kø, Leser… = tolkning pågår, Lest = ferdig tolket, Feilet = kunne ikke leses.

Hvilke formater kan jeg laste opp? JPEG, PNG, WebP og PDF for kvitteringer og fakturaer; CSV og TXT for kontoutskrifter.

Kan jeg bokføre samme dokument to ganger? Nei — når et dokument er hengt på et bilag, viser raden Bokført med bilagsnummeret og en Vis bilag-lenke i stedet for Bokfør-knappen, og et forsøk på å bokføre det igjen avvises. Annullerer du bilaget, blir dokumentet bokførbart igjen.

Hva skjer hvis jeg laster opp samme fil to ganger? Sporo gjenkjenner filen (innholdet hashes) og lager aldri en kopi: er den alt bokført, får du beskjed med bilagsnummeret; ellers gjenbrukes det eksisterende dokumentet.

Hva betyr «Mulig duplikat» i bokføringsskjemaet? Det finnes allerede et bokført kjøp til samme leverandør på samme beløp med dato innen ±7 dager. Sjekk det lenkede bilaget før du bokfører — det kan være samme faktura.

Hvorfor er betalingsmåten allerede utfylt? Sporo husker hvordan du betalte denne leverandøren sist (for eksempel utlegg med et bestemt kort) og fyller ut det samme neste gang. Du kan alltid endre valget.

Hva er forskjellen på Ignorer og Slett? Ignorer beholder dokumentet i en egen Ignorerte-visning (kan hentes tilbake); Slett fjerner det permanent. Dokumenter koblet til bokføring kan aldri slettes.

Hvor finner jeg e-postadressen for bilag? Under Innstillinger → Bilag på e-post. Der slår du funksjonen på og av, og ser adressen din.