Under Leverandørfaktura registrerer og følger du opp fakturaer selskapet mottar. Lista viser leverandør, fakturanummer, datoer, status og beløp — med egne merker for KREDITNOTA og PEPPOL (fakturaer mottatt elektronisk).
Registrere en faktura
Klikk Registrer faktura. Søk opp leverandøren — eksisterende kontakter og Brønnøysund-oppslag i samme felt, med landvelger for utenlandske leverandører. Fyll ut fakturanummer, fakturadato, forfallsdato (foreslås automatisk 30 dager frem) og eventuelt KID.
Legg til linjer med beskrivelse, beløp eks. mva, MVA-kode og kostnadskonto. Velg deretter:
- Registrer og godkjenn — fakturaen bokføres som kostnad og leverandørgjeld, klar for betaling.
- Lagre som mottatt — fakturaen ligger til attestering/kontroll først, uten å bokføres.
Motta EHF automatisk
Har selskapet slått på PEPPOL-mottak (Innstillinger → Altinn-tilkobling), lander elektroniske fakturaer fra leverandørene rett i denne lista, ferdig utfylt og merket PEPPOL. Du slipper å punche dem.
Registrere betaling
Betalingsknappen vises når fakturaen er Godkjent. Velg dato, beløp og hvilken konto det ble betalt fra — Sporo bokfører oppgjøret mot leverandørgjelden. Delbetalinger støttes; fakturaen merkes Betalt når hele beløpet er dekket.
Statusene
| Status | Betydning |
|---|---|
| Mottatt | Registrert, men ikke godkjent/bokført ennå |
| Godkjent | Bokført som kostnad og gjeld — klar for betaling |
| Betalt | Fullt oppgjort |
| Bestridt | Uenighet med leverandøren — holdes utenfor betaling |
Vanlige spørsmål
Hva er forskjellen på «Lagre som mottatt» og «Registrer og godkjenn»? Mottatt er en innboks-tilstand: fakturaen er registrert, men ikke bokført. Godkjenn når den er kontrollert — da bokføres kostnaden og gjelden.
Hvorfor kan jeg ikke registrere betaling på en mottatt faktura? Betalingen bokføres mot leverandørgjelden, og den oppstår først når fakturaen godkjennes. Godkjenn først, betal etterpå.
Hvilken konto skal linjene ha? Kostnadskontoen som beskriver kjøpet (standardforslaget er 4000 varekjøp). Er du usikker, se Kontoplan-guiden eller spør AI-assistenten.
Leverandører — historikk og abonnement-varsling
Under Leverandører ser du alle leverandører fra bokførte kjøp, med antall bilag, samlet beløp og siste bilagsdato. Leverandøren knyttes automatisk til bilaget når du bokfører et kjøp — trykk på navnet for hele historikken, for eksempel alle Bolt-turene gjennom året. På bilag-detaljen er leverandørnavnet en lenke til samme oversikt.
Månedlige abonnementer: Når du bokfører et kjøp fra en ny leverandør, spør Sporo én gang om det er et månedlig abonnement (internett, telefon, programvare). Svarer du ja, husker Sporo fra-måneden og varsler på leverandørlisten hvis en forfalt måned mangler faktura — «mangler mars — er det korrekt?». Inneværende måned varsles aldri (fakturaen kan være på vei). Fra/til-måned og av/på justeres på leverandørsiden; sett til-måned når abonnementet avsluttes, så stopper varslingen.
Hvorfor er leverandørlisten tom? Koblingen lages når kjøp bokføres. Eldre bilag (bokført før leverandør-koblingen kom) vises ikke automatisk — de får kobling hvis de annulleres og bokføres på nytt, men det er sjelden verdt det.