Bilag er grunnenheten i regnskapet: hver hendelse (et kjøp, en faktura, en bankbevegelse) blir et bilag med konteringslinjer. Under Bilag ser du alle bilagene dine med bilagsnummer, dato, beskrivelse, kilde, beløp og status, og kan filtrere på fanene Alle, Kladd, Bokført og Annullert.
Statusene
| Status | Betydning |
|---|---|
| Kladd | Lagret, men ikke bokført. Kan endres og slettes fritt. Har ikke bilagsnummer ennå. |
| Bokført | Låst i hovedboka med fortløpende bilagsnummer. Kan ikke endres eller slettes — kun annulleres. |
| Annullert | Reversert med et motbilag på originaldatoen. Begge bilagene beholdes i regnskapet. |
At bokførte bilag ikke kan slettes er ikke en begrensning i Sporo, men et krav i bokføringsloven: regnskapet skal være sporbart. Trenger du å rette noe, annullerer du bilaget og fører et nytt — og for den vanligste rettelsen finnes en snarvei: Korriger — bytt konto på bilagsdetaljen annullerer originalen og oppretter samme føring som ny kladd med én konto byttet (typisk betalingskontoen, f.eks. 1920 → 2990 når kjøpet viste seg å være betalt privat). Vedleggene følger med til kladden, som du kontrollerer og bokfører etterpå. Samme flyt er tilgjengelig direkte fra avviksradene i Bankavstemming.
Nytt bilag — tre måter
Klikk Nytt bilag og velg modus:
Nytt kjøp er den raskeste veien for kvitteringer og innkjøp. Last opp kvitteringen (JPG, PNG eller PDF — dra og slipp), så leser Sporo den automatisk: leverandør, dato, beløp, valuta og forslag til konto og MVA fylles ut for deg. Kontroller feltene, velg hva kjøpet ble betalt med (bankkonto, utlegg av eier, kontanter eller ubetalt leverandørgjeld), og trykk Bokfør — eller Lagre som kladd hvis du vil vente.
Feltet MVA-beløp fylles ut med beløpet slik det står på kvitteringen. Avviker det fra sats × total — typisk når deler av totalen er MVA-fri, som tips eller gebyr — splitter Sporo bokføringen automatisk: én linje med MVA-grunnlaget og MVA-koden, og én MVA-fri linje for resten, slik at grunnlag × sats stemmer med MVA-beløpet på hver linje. MVA-koden foreslås fra satsen kvitteringen selv oppgir (12 % transport gir lav sats, ikke standard 25 %). Står feltet tomt, beregnes MVA av satsen, og fradraget kan aldri bli høyere enn satsen tillater.
Vil du se nøyaktig hva som bokføres, trykk Vis kontering nederst i skjemaet — da vises alle debet- og kredit-linjene slik de havner i hovedboken.
Avansert (debet/kredit) gir deg full kontroll med manuelle konteringslinjer. Legg til linjer med konto, beskrivelse, MVA og beløp. Summen av debet og kredit må gå i null før du får bokføre — differansen vises mens du skriver.
Gjør opp utlegg viser utestående utlegg (konto 2990) og lar deg gjøre opp mot bank i ett trykk.
AI-hjelpen
Når du skriver hva du har kjøpt, foreslår Sporo konto og MVA-kode automatisk. Forslaget vises i skjemaet, ofte med alternativer («Er det heller: …») når valget er tvetydig. Du bestemmer alltid selv — forslaget bokføres ikke før du trykker Bokfør. Alle forslag valideres mot kontoplanen, så AI-en kan ikke finne på kontoer som ikke finnes.
Verdt å vite
- Utenlandsk valuta regnes om med Norges Banks kurs på bilagsdatoen. Finnes ingen kurs, oppgir du faktisk betalt beløp i kroner. Kortpåslag kan legges til ved utlegg.
- Representasjon og bevertning krever notat om hvem som deltok og anledningen for at fradrag skal stå seg i et bokettersyn — skjemaet minner deg på det.
- Utlegg av eier som overstiger 100 000 kr eller blir stående i over 60 dager, flagges: da kan det regnes som lån til aksjonær og beskattes som utbytte.
- Vedlegg (kvitteringer og fakturaer) lagres på bilaget og kan åpnes fra detaljsiden.
Vanlige spørsmål
Hvorfor kan jeg ikke slette et bokført bilag? Bokføringsloven krever sporbarhet. Bruk Annuller — det lager en motpostering, og begge bilagene blir stående.
Hva er forskjellen på Nytt kjøp og Avansert? Nytt kjøp er et forenklet skjema for innkjøp der Sporo konterer for deg. Avansert er fri debet/kredit-føring for alt annet (lønn, overføringer, korrigeringer).
Hvordan gjør jeg opp et utlegg? Velg Gjør opp utlegg under Nytt bilag. Sporo fører da utestående på 2990 mot bankkontoen din.
Vedlegg på bilaget
Bilagsdetaljen viser vedleggene som dokumenterer føringen — og du kan legge til flere i etterkant med «+ Legg til vedlegg» (PDF eller bilde). Typisk: stiftelsesdokumentet på et aksjeinnskudd som ble bokført fra kontoutskriften, en avtale bak et lån, eller kvitteringen som dukket opp senere. Bokføringsloven krever at bilaget underbygger føringen, så jo nærmere kilden, jo bedre.
Bokførte kjøpsbilag kan også merkes «Skal viderefaktureres» — se Fakturaer.